INFO HAJI

Urut-urutan Pendaftaran Haji.

1. Surat keterangan sehat dari puskesmas setempat (wilayah kerja puskesmas di daerah tersebut). Biaya yang diperlukan Rp 165.000,- Rp 15.000 untuk Puskesmas Rp 150.000,- untuk Pemeriksaan Laboratorium

2. Surat keterangan sehat di bawa ke Kandepag Kab. Batang
Jl Perintis kemerdekaan No 14 Telp 0285-391053

(http://haji.depag.go.id/files/upload/AlamatKandepagseInd.pdf)

dengan membawa foto kopi KTP sebanyak 6 lembar

3. Isi formulir SPPH (Surat Pedaftaran Pergi Haji) - biasanya diisikan sama
petugas kantor Kandepag. Formulir terdiri dari 3 lembar (Kandepag, Bank, Arsip pribadi). Kemudian petugas meminta uang Rp 5.000,- (tidak tahu untuk apa).

4. Surat SPPH di bawa ke Bank BPS (Bank Penerima Setoran) dengan membawa uang sebesar Rp 20.000.000,-(dua puluh juta rupiah) yang kemudian di setorkan ke Deag pusat melalui SISKOHAT untuk medapatkan porsi haji.

5. Bukti hasil SISKOHAT dalam bentuk BPIH(Biaya Penyelenggaraan Ibadah Haji yang terdiri dari 5 lembar ditanda tangani pihak bank dan calhaj, dibawa ke Kandepag untuk proses selanjutnya.

PENDAFTARAN HAJI

I. Pendaftaran Langsung ke DEPAG

Pendaftaran Langsung ke DEPAG

1.       Syarat:

•        Membawa KTP Asli dan Foto Copy

•        Pas Foto ukuran 3x4: 3 lembar (latar belakang warna putih dan 85%tampak wajah)

2.       Proses SPPH (Surat Pendaftaran Pergi Haji)

•        Dengan persyaratan di atas segera ajukan ke petugas DEPAG pusat di bagian pelayanan ibadah haji khusus.

•        Isi formulir SPPH sesuai identitas diri dan ditandatangani oleh calon jamaah haji yang bersangkutan.

•        SPPH terdiri dari 3 (tiga) lembar dan setiap lembarnya di sertakan foto calon jamaah haji yang bersangkutan. 

•        Segera ajukan ke petugas DEPAG pusat di bagian pelayanan ibadah haji khusus untuk pengesahan SPPH oleh pejabat DEPAG.

3.       Proses BPIH (Bukti Pembayaran Ibadah Haji) Khusus

•        Persiapkan dana sebesar USD 3.000,SPPH, pas foto 3x4 : 5 lembar, dan foto copy KTP. Kemudian di bawa ke BPS (Bank Penerima Setoran) yang tersambung secara online dengan SISKOHAT (sistem komputerisasi haji terpadu) Departemen Agama.

•        Lakukan penyetoran dana USD 3.000 ke rekening Mentri Agama dan segera proses Entry SISKOHAT yang akan di bantu oleh pihak bank.

•        Bukti hasil SISKOHAT dalam bentuk BPIH yang terdiri dari 5 lembar dan setiap lembarnya di sertakan foto calon jamaah untuk kemudian di tandatangani oleh pejabat Bank dan calon jamaah yang bersangkutan.

          Setelah melakukan tahapan-tahapan di atas yang merupakan persyaratan dari departemen Agama, selanjutnya calon jamaah haji segera mencari penyelenggara ibadah haji khusus sebagai mitra rencana perjalanan haji dengan menyerahkan persyaratan sebagai berukut:

          1. Mengisi formulir pendaftaran haji khusus

          2. Surat kesehatan dari PUSKESMAS setempat

          3. Foto copy KTP 5 lembar yang masih berlaku

          4. Foto copy KK 5 lembar

          5. Pas foto 3x4 : 40 lembar. 4x6 : 25 lembar (latar belakang warna putih dan 85% tampak wajah)

          6. Dana Pembayaran Awal (US$ 3,000 )

II. Pendaftaran Melalui Penyelenggara Ibadah Haji

Persyaratan:

          1. Mengisi formulir pendaftaran haji khusus

          2. Surat kesehatan dari PUSKESMAS setempat

          3. Surat Kusa dari pihak Calon jamaah 

          4. Foto copy KTP 5 lembar yang masih berlaku

          5. Foto copy KK 5 lembar

          6. Pas foto 3x4 : 40 lembar. 4x6 : 25 lembar (latar belakang warna putih dan 85% tampak wajah)

          7. Dana Pembayaran Awal

          Dengan melengkapi persyaratan di atas, selanjutnya calon jamaah haji cukup menunggu informasi dari pihak penyelenggara ibadah haji khusus.

KEPUTUSAN DIREKTUR JENDERAL
BIMBINGAN MASYARAKAT ISLAM DAN PENYELENGGARAAN HAJI
NOMOR : D/ 163 TAHUN 2004

TENTANG

SISTEM PENDAFTARAN HAJI

DIREKTUR JENDERAL

BIMBINGAN MASYARAKAT ISLAM DAN PENYELENGGARAAN HAJI

Menimbang : bahwa dalam rangka memberikan pelayanan dan perlindungan kepada masyarakat yang akan menunaikan ibadah haji, dipandang perlu menetapkan sistim pendaftaran haji.

Mengingat : 1. Undang-Undang Nomor 17 Tahun 1999 tentang Penyelenggaraan Ibadah Haji;

2. Keputusan Presiden Nomor 102 Tahun 2001 tentang Kedudukan, Tugas, Fungsi, Kewenangan, Susunan Organisasi dan Tata Kerja Departemen sebagaimana telah diubah dengan Keputusan Presiden Nomor 45 Tahun 2002;

3. Keputusan Menteri Agama Nomor 1 Tahun 2001 tentang Kedudukan, Tugas, Fungsi, Kewenangan, Susunan Organisasi dan Tata Kerja Departemen Agama;

4. Keputusan Menteri Agama Nomor 373 tahun 2002, tentang Organisasi dan Tata Kerja Kantor Wilayah Departemen Agama Provinsi dan Kantor Departemen Agama Kabupaten/Kota;

5. Keputusan Menteri Agama Nomor 396 Tahun 2003 tentang Perubahan atas Keputusan Menteri Agama Republik Indonesia Nomor 371 Tahun 2002 tentang Penyelenggaraan Ibadah Haji dan Umrah.

6. Keputusan Direktur Jenderal Bimbingan Masyarakat Islam dan Penyelenggaraan Haji Nomor : D/348 Tahun 2003 tentang Perubahan atas Keputusan Direktur Jenderal Bimbingan Masyarakat Islam dan Penyelenggaraan Haji Nomor : D/377 Tahun 2002 tentang Petunjuk Pelaksanaan Penyelenggaraan Ibadah Haji dan Umrah.

MEMUTUSKAN

Menetapkan : KEPUTUSAN DIREKTUR JENDERAL BIMBINGAN MASYARAKAT ISLAM DAN PENYELENGGARAAN HAJI TENTANG SISTEM PENDAFTARAN HAJI

BAB I

PENGERTIAN U M U M

Pasal 1

Dalam Keputusan ini yang dimaksud dengan :

1. Direktur Jenderal adalah Direktur Jenderal Bimbingan Masyarakat Islam dan
Penyelenggaraan Haji;

2. Ditjen BIPH adalah Direktorat Jenderal Bimbingan Masyarakat Islam dan Penyelenggaraan Haji;

3. Direktur adalah Direktur Pelayanan Haji dan Umrah;

4. Kanwil Depag adalah Kantor Wilayah Departemen Agama Provinsi;

5. Kandepag adalah Kantor Departemen Agama Kabupaten/Kota;

6. Sistem Pendaftaran Haji adalah prosedur dan cara pelayanan kepada masyarakat yang ingin menjadi calon jemaah haji;

7. BPS BPIH adalah Bank Penerima Setoran BPIH yang telah ditetapkan Menteri Agama;

8. SISKOHAT adalah Sistem Komputerisasi Haji Terpadu berupa jaringan komputer yang tersambung secara on line dan real time antara Ditjen BIPH dengan BPS BPIH dan Kanwil Departemen Agama Provinsi;

9. BPIH adalah Biaya Penyelenggaraan Ibadah Haji yang ditetapkan Pemerintah;

10. Calon jemaah Haji dinyatakan sah setelah mendaftar pada Kantor Departemen Agama Kabupaten/Kota dengan melampirkan bukti setor BPIH dari BPS BPIH yang tersambung dengan SISKOHAT pusat;

11. Jemaah Ibadah Haji Khusus adalah jemaah haji yang menghendaki pelayanan khusus dalam bidang bimbingan ibadah, kesehatan, dan umum baik di Indonesia maupun dl Arab Saudi;

12. Penyelenggara ibadah haji khusus yang selanjutnya disingkat PIHK adalah penyelenggara ibadah umrah yang ditetapkan oleh Direktur Jenderal untuk menyelenggarakan ibadah haji dengan pelayanan khusus;

13. Bukti setor BPIH yang sah adalah bukti setor yang dicetak oleh BPS BPIH melalui SISKOHAT;

14. Kuota adalah batasan jumlah calon jemaah haji yang ditetapkan sesuai dengan ketentuan pemerintah Arab Saudi;

15. Porsi adalah batasan jumlah kuota jemaah haji pada setiap Provinsi, Jemaah Ibadah Haji Khusus, dan Petugas yang ditetapkan dengan Keputusan Menteri Agama setiap tahun;

16. Nomor porsi adalah nomor urut calon jemaah haji yang terdaftar di SISKOHAT pusat;

17. Daftar Tunggu (Waiting List) adalah daftar calon jemaah haji yang telah mendapatkan porsi tetapi tidak masuk dalam daftar yang akan diberangkatkan pada tahun berjalan;

18. SPP BPIH adalah Surat Pengantar Penyetoran Biaya Penyelenggaraan Ibadah Haji berupa formulir isian data calon jamaah haji yang dikeluarkan oleh Kantor Departemen Agama;

19.Domisili adalah wilayah tempat tinggal calon jemaah haji sesuai dengan Kartu Tanda Penduduk (KTP);

20.User ID adalah Identitas yang diberikan kepada BPS BPIH untuk mengakses pendaftaran haji ke SISKOHAT.

BAB II

PENDAFTARAN

Pasal 2

1. Pendaftaran calon jemaah haji dilakukan pada Kantor Departemen Agama Kabupaten/Kota domisili.

2. Penyetoran BPIH dilakukan dengan sistim tabungan terbuka sepanjang tahun.

3. Pelunasan tabungan dilakukan setelah besaran BPIH ditetapkan.

4. Penentuan keberangkatan pada tahun berjalan mengacu kepada kuota
nasional dan porsi provinsi sesuai dengan kuota yang ditetapkan oleh
Pemerintah Arab Saudi.

BAB III

PENYETORAN BPIH

Pasal 3

1. Penyetoran tabungan dan pelunasan BPIH dilakukan melalui BPS BPIH di provinsi domisili yang tersambung dengan SISKOHAT;

2. Jumlah tabungan untuk memperoleh porsi sebesar Rp. 20.000.000,- (dua puluh juta rupiah);

3. Jumlah tabungan yang telah memperoleh porsi sebagaimana tersebut pada ayat (2) dinyatakan sah setelah ditransfer ke rekening Menteri Agama RI di BPS BPIH dan telah terdaftar pada Kantor Departemen Agama Kabupaten/Kota domisili.

Pasal 4

1. Calon jemaah haji yang terdaftar dan mendapat porsi dinyatakan sah dan
dapat diberangkatkan setelah melunasi tabungan BPIH pada tahun berjalan.

2. Calon jemaah haji yang tidak melunasi BPIH sampai batas waktu yang ditetapkan dinyatakan batal.

3. Penabung yang tidak mendapatkan porsi pada tahun berjalan secara otomatis akan menjadi calon jemaah haji daftar tunggu (Waiting List) tahun berjalan atau menjadi calon jemaah haji pada tahun berikutnya sesuai data SISKOHAT.

4. Penabung yang menjadi calon jemaah haji daftar tunggu mengisi porsi yang batal sebagaimana dimaksud pada ayat (3) sesuai nomor urut pada SISKOHAT dan akan diberitahukan sebagaimana mestinya.

BAB IV

PEMBATALAN

Pasal 5

1.     Calon jemaah haji dinyatakan batal karena
a. Meninggal dunia sebelum berangkat menunaikan ibadah haji;

b. Alasan kesehatan atau alasan lainnya yang sah.

2. Calon jemaah haji batal baik yang berstatus penabung maupun sudah melunasi BPIH porsinya ditempati oleh penabung atau calon jemaah haji yang terdaftar pada nomor urut selanjutnya sesuai database SISKOHAT.

3. Calon jemaah haji batal berhak memperoleh pengembalian BPIH dengan dikenakan potongan biaya administrasi sebesar 1% s.d. 5 %.

BAB V

PENGGANTIAN CALON JEMAAH HAJI BATAL

Pasal 6

Calon jemaah haji batal yang berstatus penabung maupun sudah melunasi BPIH tidak dapat diganti. Porsi yang batal diisi oleh pendaftar berikutnya berdasarkan database SISKOHAT.

BAB VI

BANK PENERIMA SETORAN BPIH

Pasal 7

Kewajiban

1. Melakukan entry secara langsung berdasarkan SPPH yang sah sesuai dengan domisili calon jemaah haji;

2. Menerbitkan buku tabungan haji untuk penabung;

3. Menerbitkan lembar bukti setoran tabungan BPIH dan atau pelunasan BPIH yang sah berupa cetakan dari SISKOHAT yang tersambung dengan Kantor BPS BPIH;

4. Memberikan hak-hak kepada penabung sesuai ketentuan perbankan yang berlaku;

5. Melakukan pelimpahan/pemindahbukuan BPIH tabungan ke rekening Menteri Agama di BPS BPIH dan memindahkan BPIH Lunas ke Bank Indonesia pada hari yang sama setelah jam penyetoran ditutup;

6. Melakukan konfirmasi data pelimpahan/pemindahbukuan ke SISKOHAT setelah jam penyetoran ditutup;

7. Membayar biaya operasional SISKOHAT sebesar 2,5 US Dollar per record jamaah yang telah mendapat nomor porsi;

8. Melakukan crosscheck jumlah calon jemaah haji dengan Kantor Departemen Agama.

9. Setiap record yang sudah memperoleh nomor porsi wajib menyetorkan BPIH, sehingga tidak ada double entry.

Pasal 8

Larangan

1. Dilarang melakukan entry data penabung ke SISKOHAT tanpa didukung oleh SPPH yang telah ditanda tangani pejabat yang berwenang;

2. Dilarang merubah data calon jamaah yang sudah dientry ke SISKOHAT;

3. Dilarang menerbitkan bukti setor BPIH diluar sistem.

Pasal 9

Sanksi

BPS BPIH yang tidak melaksanakan kewajiban sebagaimana dimaksud pada pasal 6 dan melanggar larangan sebagaimana dimaksud pada pasal 7 dikenakan denda sebesar Rp. 10.000.000,- (sepuluh juta rupiah) per record calon jemaah dan atau dicabut user ID cabang BPS BPIH yang melanggar.

BAB VII

MUTASI CALON JEMAAH HAJI

Pasal 10

Mutasi calon jemaah haji diperbolehkan bagi suami/istri, orangtua/anak terpisah dan atau alasan dinas yang dibuktikan dengan surat keterangan sah.

Pasal 11

Proses mutasi sebagaimana dimaksud pada pasal 10 dilakukan melalui Kantor Wilayah dan atau Kantor Departemen Agama domisili setelah calon jemaah haji melunasi BPIH selambat-lambatnya 10 hari setelah masa pelunasan.

BAB VIII

PENDAFTARAN JEMAAH IBADAH HAJI KHUSUS

Pasal 12

1. Sistim pendaftaran jemaah ibadah haji khusus berlaku sebagaimana dimaksud pada BAB II pasal 2.

2. Penyelenggara ibadah haji khusus menerima pendaftaran setelah calon jemaah haji melunasi BPIH.

3. Waktu pendaftaran kepada penyelenggara ibadah haji khusus selambat¬lambatnya 15 hari setelah masa pelunasan BPIH.

4. Penyelenggara Ibadah Haji Khusus mendaftarkan jemaahnya pada Direktorat Pelayanan Haji dan Umrah selambat-lambatnya 10 hari setelah selesai masa pendaftaran sebagaimana dimaksud pada ayat (3).

Pasal 13

Komponen biaya penyelenggaraan ibadah haji khusus yang ada pada rekening Menteri Agama dikembalikan melalui Bendaharawan BPIH setelah selesai masa pendaftaran sebagaimana dimaksud pada pasal 12 ayat (3) kecuali biaya wajib dan biaya lain yang ditetapkan.

Pasal 14

1. Pembatalan Jemaah Ibadah Haji Khusus sesuai ketentuan sebagaimana diatur pada BAB IV pasal 5.

2. Jemaah ibadah haji khusus yang batal tidak dapat diganti.

Pasal 15

Mutasi calon jemaah ibadah haji khusus antar Penyelenggara Ibadah Haji Khusus tidak diperbolehkan.

BAB X

ATURAN PERALIHAN

Pasal 16

Sistim pendaftaran calon jemaah ibadah haji khusus tahun 2005 diatur tersendiri.

BAB XI

PENUTUP

Pasal 17

1. Hal-hal yang belum diatur dalam Sistem Pendaftaran Haji ini akan diatur lebih lanjut oleh Direktur Pelayanan Haji dan Umrah.

2. Dengan diberlakukannya ketentuan ini maka keputusan Direktur Jenderal Nomor D/402/tahun 2002 tentang Tata Cara Pendaftaran Haji dengan Sistem Tabungan Tahun 2004-2008 dinyatakan tidak berlaku lagi.

3. Keputusan ini mulai berlaku sejak tanggal ditetapkan.

 SISKOHAT
Executive Summary
Upaya untuk meningkatkan pelayanan Haji terus dilakukan oleh Departemen Agama Direktorat Jendral Bimbingan Masyarakat Islam dan Urusan Haji dengan melakukan evaluasi terhadap hasil pelaksanaan penyelenggaraan Haji dari tahun ke tahun yang kemudian ditindak lanjuti dengan penyempurnaan pola pelayanan untuk mengatasi kekurangan-kekurangan yang terjadi.

Melihat bahwa sistem pelayanan Haji harus mampu mengakomodasikan calon Haji dari seluruh wilayah Indonesia dengan jumlah yang selalu meningkat dari tahun ke tahun serta sifatnya yang tersebar dengan transaksi yang sangat dinamis, maka tidak dapat dihindari lagi diperlukannya dukungan peralatan teknologi untuk menunjang pelayanan dan monitoring penyelenggaraan Haji.

Suatu langkah tepat yang telah diambil oleh Departemen Agama dalam upaya meningkatkan pelayanan Haji adalah dengan membangun suatu Sistem Komputerasi Haji Terpadu atau disingkat SISKOHAT, yang merupakan suatu sistem pelayanan secara on-line dan real time antara Bank Penyelenggara Penerima Setoran ONH, Kanwil Departemen Agama di 27 Propinsi dengan Pusat Komputer Departemen Agama.

Pembangunan SISKOHAT tidak hanya dirancang untuk melayani pendaftaran haji secara on-line, lebih jauh lagi mencakup dukungan terhadap seluruh prosesi penyelenggaraan haji mulai dari pendafatarn calon haji, pemrosesan dokumen haji, persiapan keberangkatan (Embarkasi), monitoring operasional di Tanah Suci sampai pada proses kepulangan ke Tanah air(Debarkasi).

Untuk itu telah disiapkan pula infrastruktur pendukung di Kanwil Departemen Agama 27 Propinsi, mencakup 6 Embarkasi pemberangkatan serta rencana pembangunan infrastruktur di Kantor Departemen Agama Daerah Tingkat-II dan infrastruktur di Arab Saudi yang akan On-line ke Pusat SISKOHAT di Jakarta, sehingga secara keseluruhan SISKOHAT akan menjadi suatu Sistem Informasi yang terintegrasi dalam satu Database untuk mendukung penyelenggaraan Haji terutama dalam aspek pengelolaan informasi haji.

Pada pengembangan selanjutnya pemanfaatan sistem yang telah dibentuk di lingkungan Direktorat Jendral Bimbingan Masyarakat Islam dan Urusan Haji akan terus dioptimalkan untuk dapat mengolah tidak hanya data-data operasional haji tetapi juga untuk transaksi data-data lainnya seperti data Nikah, Cerai, Zakat, Wakaf dan sebagainya yang sifatnya juga merupakan data yang dinamis dan tersebar dalam suatu Sistem yang lebih luas (SIMBIUH = sistem Informasi Bimbingan Islam dan Urusan Haji) dengan memanfaatkan

Dalam pembangunan SISKOHAT ini, Departemen Agama telah melakukan investasi komputerisasi dengan menggunakan mesin IBM AS/400 sebagai Host Departemen Agama yang mengintegrasikan sekitar 3.566 perangkat workstation dan lebih dari 4000 printer di 1.415 Cabang Bank Penerima Setoran ONH ( 7 Bank Pemerintah) dari berbagai 'platform' di seluruh wilayah Indonesia secara On-Line dan untuk menunjang proses penyelenggaraan haji secara keseluruhan Departemen Agama juga telah menginvestasikan IBM AS/400 di 27 Kanwil Departemen Agama Propinsi secara on-line.

Sementara itu untuk membantu pengelolaan informasi di Arab Saudi telah disiapkan satu buah 'Host' IBM AS/400 yang berlokasi di Bidang Urusan Haji Jeddah serta workstation di beberapa daerah kerja seperti : Makkah, Madinah dan Mina yang kesemuanya difungsikan untuk memonitor data-data kedatangan, kesehatan, kejadian dan pemodokan.

Hubungan antara Host di BUH Jeddah dengan Host di Jakarta dilakukan secara 'dial-up', mengingat Pemerintah Arab Saudi belum mengijinkan hubungan satelit antara Jakarta dan Jeddah, sehingga kebutuhan informasi masih berdasarkan 'dial on demand' dan belum 'real time'.

Dengan kehandalan dan fleksibilitas yang tinggi 'Host' SISKOHAT mampu mengintegrasikan pelayanan pendaftaran secara on-line dengan unjuk kerja sistem yang baik, hal ini tampak pada hasil pendaftaran hari pertama sejumlah 99.865 data calon haji terekam dalam 'host' Departemen Agama.

Dalam perkembangannya Departemen Agama akan mengimplementasikan pola pelayanan pendaftaran lima tahun sebagai cikal bakal pola pendaftaran sepanjang masa untuk mengakomodir kepastian berangkat dari setiap calon haji yang akan mendaftar.
Pola tersebut sekaligus mendorong pengembangan SISKOHAT, antara lain dengan menyediakan satu prasarana di Kandepag Tingkat-II sebagai ujung tombak yang akan melayani pendaftaran haji.

Disamping itu terus diupayakan beberapa penyempurnaan fungsi otomasi seperti otomasi pencetakan paspor serta integrasi dengan unit-unit kerja terkait, seperti Departemen Kesehatan untuk pendataan Resiko Tinggi (Risti) dan Garuda untuk pembuatan manifest dan boarding pass.

Diharapkan dengan terintegrasinya semua informasi dari seluruh kegiatan penyelenggaraan haji, maka 'tracking' dari semua pergerakan informasi haji dapat terdektesi sedini mungkin sehingga fungsi monitoring dan pengelolaan dapat ditingkatkan dan pada akhirnya fungsi pengambilan keputusan di tingkat top manajemen lebih terkendali.

Bagan Proses Penyelenggaraan Haji :

Pendaftaran haji diselenggarakan di Kantor Departemen Agama (Kandepag) Tingkat-II, dengan melengkapi segala persyaratan (Identitas diri dan surat keterangan kesehatan dari Puskesmas) dan mengisi formulir SPPH (Surat Permohonan Pergi Haji).

Bio data dalam SPPH dimasukan kedalam SIKOHAT untuk mendapatkan porsi pemberangkatan. Pembayaran ONH dilakukan di BPSONH (Bank Penerima Setoran ONH) dengan mengecek terlebih dahulu nomor porsi yang telah ada di SISKOHAT.
Selanjutnya calon haii akan menerima tanda bukti setor ONH yang satu copynya diserahkan kembali ke Kandepag untuk pengurusan dokumen selanjutnya.

Proses Pengurusan Dokumen dilakukan di Kandepag dengan mengelompokan para calon haji dalam satu daftar nominatif (nominatif tingkat-II) dimana nantinya daftar ini merupakan cikal bakal pembentukan kloter (kelompok terbang). Proses pembentukan nominatif ini dilakukan secara otomatis dengan fasilitas program dari SISKOHAT.
Selanjutnya daftar nominatif tingkat-II akan dikonsolidasikan menjadi daftar nominatif Tingkat-I di kantor wilayah (Kanwil) Dep. Agama Propinsi. Pembentukan nominatif tingkat-I ini juga dilakukan secara otomatis dengan fasilitas dari SISKOHAT. Berdasarkan nominatif tersebut, maka data-data paspor akan tercetak secara otomatis, untuk dikirim ke Kantor Pusat guna pengurusan Visa.

Seluruh paspor yang akan di visa terlebih dahulu diteliti di kantor pusat dengan fasilitas penelitian dari SISKOHAT, dan setelah dikelompokan dikirim ke KBSA (Kedutaan Besar Saudi Arabia) untuk diberikan visa. Pada tahap ini monitoring pemvisaan dapat dimonitor melalui SISKOHAT, seperti posisi paspor yang telah dikirim ke KBSA, paspor yang telah di visa atau paspor yang bermasalah.

Semua paspor yang telah diberikan visanya di konfirm melalui SISKOHAT, dan secara otomatis kanwil tingkat-I dapat mencetak SPMA (Surat Panggilan Masuk Asrama) dari SISKOHAt untuk dikirim ke alamat masing-masing calon haji.

Proses Pemberangkatan dilakukan di embarkasi pemberangkatan (di 6 kota embarkasi : Jakarta, Solo, Surabaya, Medan, Balikpapan dan Ujung Pandang). Pada tahap ini calon haji dapat memasuki asrama dengan memperlihatkan SPMA yang telah diperoleh. Petugas penerimaan di asrama akan melakukan konfirmasi SPMA kedalam SISKOHAT, dan apabila terdaftar secara otomatis SISKOHAT akan mengeluarkan Kartu makan dan Kartu Asrama.

Berdasarkan kloter yang telah dibentuk, Garuda akan mencetak manifes penerbangan, dan petugas pemberangkatan akan memanggil setiap anggota dalam manifes untuk diberangkatkan.

Proses Operasional di Arab Saudi lebih bersifat pendataan, yaitu pendataan pada setiap kedatangan di setiap daerah kerja, pendataan data-data kesehatan dan rujukan rumah sakit, pendataan kejadian seperti meninggal, hilang dll serta pendataan penempatan perumahan/pemondokan.
Dari informasi yang ada, SISKOHAT dapat menampilkan seluruh posisi jemaah haji yang tersebar di Arab Saudi (posisi jemaah/kloter, data sakit, meninggal dan lainnya).

Pada akhir operasional, melalui asrama haji di Jeddah (Hujjaj), Proses Pemulangan dilakukan, yaitu dengan membentuk kloter pemulangan dengan basis kloter keberangkatan dikurangi data-data sakit, meninggal, hilang dan perubahan-perubahan lainnya.
Dari pendataan kepulangan dapat dilihat posisi kloter kepulangan dan jadual penerbangan yang akan dilakukan.